Règlement intérieur IA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

REGLEMENT INTERIEUR

DE L’INSTITUT DES ACTUAIRES

 

 

APPROUVE PAR L’ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE

 

DU 17 JUIN 2016

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Règlement intérieur voté par l’Assemblée Générale Ordinaire de l’Institut des actuaires le 17 juin 2016.

 

I. Membres - Tableau unique des Actuaires – Tableau d’honneur de l’Institut

 

Article 1 : Admission

Toute personne physique ou morale désirant devenir membre de l'Institut des Actuaires doit en faire la demande au siège de l'Institut. L'admission est agréée par le Conseil d'Administration, après vérification que le candidat personne physique remplit les conditions prévues à l’article 3.1 des statuts, cette vérification s'opère au regard de l'article 3.1 concernant le candidat personne morale. 

L'admission entraîne l'adhésion sans réserve aux statuts de l'Institut, au présent Règlement intérieur et, pour les personnes physiques, au Code de déontologie et aux normes professionnelles. La date d'admission est la date de décision du Conseil d'administration.

 

Article 2 : Tableau unique des Actuaires

Les actuaires associés, qualifiés, certifiés et agrégés de l'Institut sont inscrits au Tableau unique des Actuaires. Les informations contenues dans le Tableau unique des actuaires sont :

  • les nom et prénom de l'actuaire,

  • la catégorie de membres actuaires à laquelle il appartient.

 Tout membre de l'Institut dispose d'un droit de consultation du Tableau unique des Actuaires.

 

Article 3 : Tableau d’honneur de l’Institut

Les présidents d’honneur, les présidents honoraires et les membres d’honneur de l'Institut sont inscrits au Tableau d’honneur de l’Institut. Les informations contenues dans le Tableau d’honneur sont :

  • les nom et prénom du membre,

  • l'année où le titre a été décerné,

  • la catégorie de membres à laquelle il appartient. 

Tout membre de l'Institut dispose d'un droit de consultation du Tableau d’honneur de l’Institut.

 

Article 4 : Radiation

En application de l'article 4 des statuts, la radiation d'un membre actuaire peut être prononcée par le Conseil d'Administration pour non-paiement de la cotisation ou pour motifs graves, notamment pour manquement aux règles du Code de déontologie. La radiation pour tout motif autre que le non paiement de la cotisation ne peut être prononcée qu'après que le membre intéressé ait été entendu dans ses explications, ou dûment appelé à les produire, devant chaque instance et à chacun des degrés prévus par l'article 4 des statuts. 

La décision du Conseil, prise à la majorité simple, est notifiée à l'intéressé. Le membre exclu peut demander que la décision du Conseil soit soumise à l'appréciation de l'Assemblée générale dans sa plus prochaine réunion. L'Assemblée statue sans délai, à la majorité des membres présents ou représentés, sur le rapport du Conseil d'administration, l'intéressé étant appelé en séance à produire ses explications. 

 

II. Cotisations

 

Article 5 : Appel à cotisations

La cotisation des membres de l'Institut est fixée par l'Assemblée générale une fois par an pour l'exercice suivant. La cotisation est exigible le 1er janvier de chaque année. Les actuaires qui ne sont plus en activité acquittent une cotisation réduite.

L’Assemblée générale peut prévoir une ou plusieurs majorations de la cotisation en cas de paiement au-delà du calendrier défini par l’Assemblée générale.

L’Institut des actuaires délivre une carte professionnelle valable pour une année aux actuaires à jour de leurs cotisations, qui en font la demande. Cette carte précise le statut du membre et s’il est actuaire conseil.

 

Article 6 : Non-paiement de la cotisation - Sanction

En cas de défaut de paiement de la cotisation, après un premier rappel par lettre simple ou par courrier électronique, il sera envoyé à l'intéressé une lettre simple ou un courrier électronique, lui fixant un délai pour le paiement de l'arriéré. Le non-paiement de la cotisation dans le délai imparti entraîne la radiation par décision du Conseil d'administration, prise à la majorité simple. Elle est notifiée à l'intéressé et toutes les communications de l'Institut sont alors suspendues à l'égard du membre radié.

La qualité de membre peut être recouvrée en payant l'arriéré de cotisations tel qu'il existait au jour de la radiation ainsi que toutes les cotisations échues depuis cette date dans la limite fixée par le Conseil d’administration. La réintégration ne peut résulter que d'une décision expresse du Conseil d'administration.

Les sommes versées à quelque titre que ce soit par les membres démissionnaires ou radiés restent définitivement acquises à l'Institut. 

 

III. Assemblée générale

 

Article 7 : Convocation

Les convocations à l'Assemblée générale sont adressées individuellement, par lettre simple ou par courrier électronique, à tous les membres de l'Institut, quinze jours au moins avant la date fixée pour la réunion de l'Assemblée, et, s'il est prévu des élections, deux mois au moins après l'envoi d'une lettre simple ou courrier électronique d'appel à candidatures.

Elles sont accompagnées de l'ordre du jour de l'Assemblée générale et de toute pièce nécessaire aux délibérations.

 

Article 8 : Composition

Ont seuls accès à l'Assemblée générale, les membres de l'Institut à jour de leur cotisation de l'année précédente au 31 mars de l'année en cours. Ils doivent, à leur entrée dans la salle, signer la feuille de présence.

Les membres empêchés d'assister à l'Assemblée générale peuvent se faire représenter par un autre membre du même titre. Chaque membre présent, personne physique, peut détenir jusqu'à cinq pouvoirs. A l’entrée de la salle de l’Assemblée générale, le membre ainsi délégué devra présenter et faire contrôler ses pouvoirs.

Pour les élections d'administrateurs, le vote par correspondance et le vote par voie électronique sont admis, sur décision du Conseil d’administration et après consultation du Comité des Sages sur les modalités du vote électronique, pour les membres ne pouvant être présents à l’Assemblée générale. Les membres ne peuvent voter plusieurs fois. Tout vote multiple est nul.

 

Article 9 : Délibérations

L'Assemblée générale délibère sur les seules questions inscrites à l'ordre du jour, établi par le Conseil d'administration. Les questions portées à l'ordre du jour qui n'auraient pu être discutées au cours d'une Assemblée générale seront reportées d'office en tête de l'ordre du jour de l'Assemblée générale suivante.

Les membres ne peuvent prendre la parole sur une question qui ne figure pas à l'ordre du jour sans autorisation préalable du président. Pour toute question non portée à l'ordre du jour qui serait soulevée au cours des séances, la décision en sera remise à l'Assemblée générale suivante. Les diverses propositions déposées pendant les séances sur le bureau du président sont conservées aux archives de l'Institut. L'Assemblée est présidée par le président de l'Institut ou, à défaut, par le vice-président.

Le président de l'Assemblée veille à ce que la discussion ne s'écarte pas de l'ordre du jour. Il est chargé du bon déroulement des débats et prononce, s'il y a lieu, des rappels à l'ordre. Sur sa proposition, l'Assemblée décide s'il y a lieu de les inscrire au procès-verbal. Sauf en ce qui concerne les élections des administrateurs, les votes peuvent avoir lieu par appel nominal ou à main levée ou au scrutin public.

Le vote a lieu au scrutin secret pour l'élection des administrateurs ou quand la demande en est faite par le Conseil d'administration ou le quart au moins des membres présents. Le dépouillement a lieu immédiatement après le vote et le résultat en est proclamé par le président.

Les comptes rendus des séances sont tenus à la disposition des membres de l'Institut. 

 

IV. Conseil d’administration

 

Article 10 : Elections des membres du Conseil d’administration

Le nombre de sièges à pourvoir à chaque élection est établi conformément à l'article 5.1 des statuts.

 

1. Appel à candidature

 

Un appel à candidatures est adressé individuellement, par lettre simple ou par courrier électronique, à chaque membre de l’Institut, à jour de ses cotisations de l'année précédente au 31 mars de l'année en cours, deux mois au moins avant la date fixée pour la réunion de l'Assemblée. Les conditions à respecter pour être candidat à la fonction d'administrateur sont précisées à l'article 5.1 des statuts.

Un candidat ne peut figurer que sur une seule liste. Le premier nom sur la liste est celui du candidat responsable de la liste. Elle doit parvenir au siège de l'Institut, à l'attention du président ou du secrétaire général, dans un délai d'un mois après l'envoi de l'appel à candidatures.

Les listes sont adressées, par lettre simple ou par courrier électronique, quinze jours au moins avant la date fixée pour la réunion de l'Assemblée générale, à chaque membre de l’Institut, à jour de ses cotisations de l'année précédente au 31 mars de l'année en cours, avec la convocation et l'ordre du jour de l'Assemblée, et avec un bulletin de vote permettant aux membres de voter par correspondance ou par voie électronique sur décision du Conseil d’administration.

 

2. Approbation des listes

 

Le Comité des sages se réunit dès que possible à l'expiration de ce délai, pour approbation des listes. Si le Comité des sages n'approuve pas la composition d'une liste, il en informe immédiatement le candidat responsable par lettre motivée. Celui-ci dispose alors d'un délai de dix jours pour mettre la liste en conformité avec les observations formulées par le Comité des sages ; si la liste n'est toujours pas approuvée par le Comité des sages, elle ne peut pas être soumise au scrutin.

Les listes approuvées sont adressées par lettre simple ou courrier électronique, quinze jours au moins avant la date fixée pour la réunion de l'Assemblée générale, à tous les membres avec la convocation et l'ordre du jour de l'Assemblée, et avec un bulletin de vote permettant aux membres de voter par correspondance ou par voie électronique sur décision du Conseil d’administration.

 

3. Vote pendant l'Assemblée générale

 

Le vote a lieu pendant l'Assemblée générale pour les membres présents. Le bureau électoral se compose de 3 membres de l'Institut non candidats à l'élection et désignés par l'Assemblée générale. Celui d'entre eux qui appartient à la promotion la plus ancienne assure la présidence du bureau électoral.

Pour les votes par bulletin : Les bulletins de vote doivent comporter une et une seule liste de candidats, sans annotation ni rature. Aucun nom ne peut être ajouté ni supprimé d'une liste. Les bulletins ne respectant pas ces dispositions sont nuls de plein droit.

Pour les votes par voie électronique : ceux-ci doivent suivre la procédure établie selon la décision du Conseil d’administration et ayant fait l’objet d’une consultation préalable du Comité des sages.

Les membres ne peuvent voter plusieurs fois. Tout vote multiple est nul.

 

4. Vote par correspondance

 

Les membres votant par correspondance doivent faire parvenir leur bulletin de vote au siège de l'Institut, à l'attention du secrétaire général, au plus tard la veille des élections, à 17 heures. Pour cela, il sera fait usage de trois enveloppes. Celle contenant le bulletin de vote ne portera aucune indication ; cette enveloppe sera placée dans une seconde revêtue de la signature du votant ainsi que de son nom, prénom et promotion ; cette enveloppe sera elle-même placée dans une troisième enveloppe destinée à l'acheminement postal.

Tout bulletin placé dans une enveloppe intérieure identifiable ou comportant un signe quelconque, est nul de plein droit. Nul ne peut reprendre un bulletin de vote parvenu au siège de l'Institut.

Le membre ayant voté par correspondance ne peut voter par voie électronique, les membres ne peuvent voter plusieurs fois. En cas de multiple vote (voie électronique et correspondance), le vote est considéré comme nul.

 

5. Vote par voie électronique

 

Sur décision du Conseil d’administration, le vote par voie électronique peut être mis en place après consultation du Comité des sages sur les modalités de mise en œuvre.

 

6. Résultats de l'élection

 

Est élue la liste qui a reçu la majorité simple des suffrages exprimés. En cas d'égalité stricte du nombre de voix entre deux ou plusieurs listes, la voix du président de l'Assemblée est prépondérante.

Les résultats définitifs sont proclamés par le président de l'Assemblée générale, à la fin de celle-ci.

Les six candidats de la liste qui a obtenu la majorité simple des suffrages exprimés, sans adjonction ni suppression de noms, sont élus. Cette attribution opérée, les quatre autres sièges sont répartis entre toutes les listes à la représentation proportionnelle suivant la règle de la plus forte moyenne. Les listes qui n'ont pas obtenu au moins 10 % des suffrages exprimés ne sont pas admises à répartition des sièges. Les sièges sont attribués aux candidats dans l'ordre de présentation sur chaque liste. Si plusieurs listes ont la même moyenne pour l'attribution du dernier siège, celui-ci revient à la liste qui a obtenu le plus grand nombre de suffrages. En cas d'égalité de suffrages, le siège est attribué au plus âgé des candidats susceptibles d'être proclamés élus.

 

V. Renouvellement des membres des Comités

 

Article 11 : Renouvellement des membres du Comité d'audit

Lorsque le mandat des membres du Comité d'audit arrive à expiration, il est procédé à leur renouvellement. Le Conseil d'administration propose trois membres au moins et six au plus, choisis parmi les membres qualifiés, certifiés, agrégés ou d'honneur ne faisant pas partie du Conseil d'administration ni d'une liste de candidats aux fonctions d'administrateur.

Le président de l'Assemblée générale peut procéder à un appel à candidatures complémentaires pendant la séance selon les mêmes critères de choix que ceux imposés ci-dessus. L'Assemblée vote, à main levée, pour décider la composition du Comité d'audit. Le vote peut avoir lieu au scrutin secret à la demande du Conseil d'administration ou du quart au moins des membres présents.

 

Article 12 : Renouvellement des membres du Comité des sages

Lorsque le mandat des membres du Comité des sages arrive à expiration, il est procédé à leur renouvellement. Le Conseil d'administration propose au moins cinq membres, personnes physiques, âgés de moins de soixante-dix ans, ne faisant pas partie du Conseil d'administration, d’une Commission statutaire ni d'une liste de candidats aux fonctions d'administrateur ou de membre d’une commission statutaire.

Le président de l'Assemblée générale peut procéder à un appel à candidatures complémentaires pendant la séance selon les mêmes critères de choix que ceux imposés ci-dessus. L'Assemblée vote, à main levée, pour décider la composition du Comité des sages. Le vote peut avoir lieu au scrutin secret à la demande du Conseil d'administration ou du quart au moins des membres présents. 

 

VI. Renouvellement des membres de la Commission scientifique et du Jury

 

Article 13 : Renouvellement de la Commission scientifique et du Jury

1. Renouvellement des membres de la Commission Scientifique

Lorsque le mandat des membres de la Commission scientifique arrive à expiration, il est procédé à leur renouvellement. Le Conseil d'administration désigne les neuf membres actifs de la Commission, dont six sont des membres qualifiés, certifiés et agrégés de l'Institut et trois sont des personnalités notoirement compétentes dans le domaine actuariel, qui peuvent être ou non membres de l'Institut.

Le secrétaire général demande à chaque organisme de formation figurant sur la liste des organismes reconnus par l'Institut, de désigner un membre consultatif de la Commission scientifique avant la date de l'Assemblée. Si à la date d'établissement de la liste des membres de la Commission scientifique pour ratification par l'Assemblée, tous les membres consultatifs ne sont pas désignés, la Commission scientifique, bien qu'incomplète, est valablement constituée.

A l'occasion d'une Assemblée générale, un collège des membres agrégés, constitué à cet effet, ratifie, par un vote à main levée, la composition de la Commission scientifique. Le vote peut avoir lieu au scrutin secret à la demande du Conseil d'administration ou du quart au moins des membres agrégés. Si le collège des membres agrégés constitué à cet effet ne ratifie pas la composition de la Commission telle qu'elle a été élaborée par le Conseil d'administration, il procède alors à l'élection des membres actifs de la Commission, par un vote au scrutin secret, après un appel à candidatures effectué en séance par le président de l'Assemblée. 

2. Renouvellement des membres du Jury

Lorsque le mandat des membres du Jury arrive à expiration, il est procédé à leur renouvellement. La Commission scientifique propose quinze membres au moins, choisis parmi les membres qualifiés, certifiés ou agrégés ne faisant pas partie d'une liste de candidats aux fonctions d'administrateur.

Le président de l'Assemblée générale peut procéder à un appel à candidatures complémentaires pendant la séance selon les mêmes critères de choix imposés que ceux ci-dessus. L'Assemblée vote, à main levée, pour décider la composition du Jury. Le vote peut avoir lieu au scrutin secret à la demande du Conseil d'administration ou du quart au moins des membres présents.

 

Article 14 : Renouvellement de la Commission de qualification

Lorsque le mandat des membres de la Commission de qualification arrive à expiration, il est procédé à leur renouvellement. Le Conseil d'administration désigne les douze membres de la Commission, dont la majorité sont des membres qualifiés, certifiés et agrégés de l'Institut extérieurs au Conseil d'administration et n'ayant pas cessé leur activité professionnelle.

Le Conseil d'administration s'attache à assurer, au sein de la Commission de qualification, une bonne représentation des différents métiers de l'actuariat.

A l'occasion d'une Assemblée générale, un collège des membres qualifiés, certifiés et agrégés constitué à cet effet, ratifie, par un vote à main levée, la composition de la Commission de qualification. Le vote peut avoir lieu au scrutin secret à la demande du Conseil d'administration ou du quart au moins des membres qualifiés, certifiés et agrégés.

Si le collège des membres qualifiés, certifiés et agrégés constitué à cet effet ne ratifie pas la composition de la Commission telle qu'elle a été élaborée par le Conseil d'administration, il procède alors à l'élection des membres de la Commission, par un vote au scrutin secret, après un appel à candidatures effectué en séance par le président de l'Assemblée.

 

Article 15 : Renouvellement de la Commission de déontologie

Lorsque les mandats des sept membres de la Commission de déontologie, arrivent à expiration, il est procédé à leur renouvellement. Le Conseil d'administration désigne, pour une durée de cinq ans, sept membres choisis parmi les membres qualifiés, certifiés et agrégés de l'Institut n'ayant pas cessé leur activité professionnelle.

En cas de vacance, le Conseil d'administration pourvoit au remplacement des membres de la Commission de déontologie. Les mandats des membres ainsi nommés prennent fin à la date d'expiration du mandat des membres remplacés.

 

Article 16 : Interprétation et primauté des statuts

En cas de difficulté d'interprétation et/ou d'application du règlement intérieur ou des statuts, les statuts prévalent en toute circonstance sur le règlement intérieur.

 

 

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